Robotic Process Automation (RPA) is een snelgroeiende technologie met potentie om de manier van werken van organisaties te transformeren. Dit wordt de digitale transformatie genoemd.
Met behulp van RPA automatiseren organisaties repetitieve en op regels gebaseerde taken die voorheen door mensen werden uitgevoerd. Door deze taken en processen te automatiseren behalen organisaties op korte termijn resultaten zoals: tijd- en kostenbesparingen, nauwkeurigere verwerking van taken en een betere naleving van interne beleidsregels.

Echter zijn niet alle processen geschikt voor automatisering doormiddel van RPA. Hieronder bespreken wij een aantal criteria waarmee je kan beoordelen of een proces geschikt is om door middel van RPA te automatiseren:

Criteria

1. Rule-Based: Het proces bestaat uit een gedefinieerde reeks handelingen welke achtereenvolgens moeten worden uitgevoerd. Deze handelingen moeten worden geprogrammeerd zodat de robot deze op dezelfde wijze uitvoert. Een voorbeeld hiervan is : Het verwerken van data van financiële transacties of facturen en dit invoeren in een andere applicatie.
2. Repetitief: Het proces moet repetitief van aard zijn. Dit betekent dat het proces dezelfde set aan taken herhaaldelijk uitvoert met weinig of geen afwijkende handelingen. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: Het kopieren en plakken van data van applicatie A naar applicatie B, het verwerken van grote hoeveelheden transacties en het versturen van meldingen.
3. High-Volume: Het proces bevat een hoog volume aan te verwerken transacties. Hoe hoger het volume, hoe hoger de return on investment (ROI) zal zijn.
4. Gestructureerde Data: Gestructureerde data is data uit een database of uit andere informatiebronnen. RPA is ontworpen om met gestructureerde data te werken. Wel zijn er tegenwoordig alternatieven beschikbaar om toch met ongestructureerde data het proces te optimaliseren. Denk hierbij aan gescande formulieren waaruit de data moet worden geëxtraheerd.
5. Laag uitzonderingspercentage: Het proces moet niet teveel afwijken van het standaardproces. Hierbij is het van belang dat er weinig tot geen afwijkingen zijn. Processen met een hoog uitzonderingspercentage, zoals processen met complexe besluitvorming of waarbij menselijke beoordeling nodig is, zijn mogelijk niet geschikt voor RPA.
6. Beperkte menselijke beoordeling: Het proces moet zo te automatiseren zijn dat er (het liefst) geen menselijke handeling meer aan te pas komt. Als er wel menselijke handelingen nodig zijn, moet dit zo min mogelijk voorkomen. RPA-Robots volgen doorgaans vooraf gedefinieerde regels waardoor het ingrijpen van mensen tot nihil beperkt kan worden.

Conclusie

RPA is geschikt om repetitieve en op regels gebaseerde processen te automatiseren, hierbij moet je rekening houden met goed gestructureerde data en een laag aantal uitzonderingen. Hoe groter het transactie volume, hoe hoger de return on investment zal zijn.
Door binnen jou organisatie processen te identificeren die voldoen aan deze criteria kan je effectief RPA implementeren. Door RPA te gebruiken kan je snel zorgen voor een verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde nauwkeurigheid. Naarmate de RPA technologie zich verder ontwikkeld zullen organisaties steeds meer manieren vinden om RPA toe te passen en te innoveren wat zal zorgen voor nog betere automatiseringsmogelijkheden.