Efficiënt e-mail inbox beheer voor procesmanagers en zakelijke afdelingen. Hoe je slim gebruik maakt van de combinatie tussen RPA en AI
Automatiseer e-mailverwerking en bespaar tijd
Iedereen herkent het wel, die ene e-mail inbox waar iedereen met een schuin oog naar kijkt maar niets mee te maken wil hebben. De e-mails stapelen zich op en er lijkt geen einde aan te komen. Dit is één van de vele business cases waar wij bij Acda Consultancy B.V. over horen en op kunnen lossen met de combinatie tussen Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI).
Finance-, HR- en andere zakelijke afdelingen verwerken dagelijks grote hoeveelheden e-mails met facturen, contracten en andere administratieve documenten.
Door e-mailautomatisering met RPA-oplossingen en AI-gestuurde workflows toe te passen, creëer je een efficiënte en foutloze verwerking van facturen, contracten en andere belangrijke documenten. Hiermee kan je het e-mailbeheer automatiseren, tijd besparen en fouten minimaliseren.
In dit artikel ontdek je hoe wij jou kunnen helpen om een e-mail inbox uit te lezen, de e-mail en bijlage kunt laten interpreteren en verwerken met slimme technologie.
Stap 1: Zet RPA in om de e-mail inbox uit te lezen
Met het gebruik van RPA kan je een e-mail inbox automatisch uitlezen zodat alle mail de geautomatiseerde workflow ingaat en opgepakt wordt door de lokaal draaiende LLM. Dit bespaart jou medewerkers tijd die zij niet meer hoeven te besteden aan het handmatig doorzoeken van honderden e-mails.
✅ Bijlagen worden gedownload voor verdere verwerking/interpretatie
Stap 2: AI leest de inhoud van de e-mails
In de eerste stap is je e-mail inbox uitgelezen. Vervolgens gaat er een (lokaal) Large Language Model (LLM) de e-mailinhoud analyseren en de belangrijkste gegevens extraheren. Dit kan ook gedaan worden vanuit de bijlage(s). AI kan deze bijlagen namelijk lezen en analyseren met Optical Character Recognition (OCR) en slimme tekstanalyse.
✅ Type e-mail herkennen (factuur, sollicitatie, klacht, contractaanvraag)
✅ Belangrijke data identificeren (factuurnummer, bedragen, deadlines, contactpersoon)
Stap 3: AI analyseert de informatie en zoekt naar de relevante aanknopingspunten
Het LLM gaat aan de slag met de inhoud uit de e-mail en bijlage(s). Het model zoekt woorden en datapunten welke in de volgende stap gebruikt kunnen worden.
Stap 4: Logicatabel bepaalt de vervolgstappen
Een vooraf ingestelde logicatabel helpt bij het bepalen van de juiste actie per e-mailtype. Dit gebeurd aan de hand van de datapunten uit stap 3 in combinatie met de vooraf ingestelde logica.
Voorbeelden hiervan kunnen zijn:
Facturen → naar de financiële administratie
Contracten → naar HR of Legal
Orderbevestigingen → naar de inkoopafdeling
Klachten of klantvragen → doorsturen naar de juiste medewerker
Stap 5: RPA verplaatst e-mails en verwerkt gegevens automatisch
Na de analyse en categorisatie door AI, neemt de RPA-oplossing het proces over en zorgt ervoor dat de e-mails correct worden verwerkt.
Voordelen van een combinatie tussen RPA en AI voor zakelijke afdelingen?
✅ Tijd besparen: Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan e-mailbeheer.
✅ Efficiëntie verhogen: Snellere verwerking van belangrijke documenten.
✅ Kosten verlagen: Automatisering bespaart loonkosten en verhoogt productiviteit.
Waarom AI en RPA onmisbaar zijn in e-mailbeheer
Voor proces- en operations-managers biedt deze aanpak een concrete manier om bedrijfsprocessen te optimaliseren en repetitieve taken te elimineren. Voor finance, HR en zakelijke teams betekent dit een efficiëntere verwerking van facturen, contracten en klantvragen. Door e-mailverwerking te automatiseren met AI en RPA-oplossingen, kunnen bedrijven kosten besparen, fouten verminderen en productiviteit verhogen.
🚀 Wil je weten hoe je dit in jouw organisatie kunt implementeren? Neem contact op met een RPA- en AI-specialist van Acda Consultancy en zet de volgende stap naar efficiënter e-mailbeheer!