End-to-end automatisering verlaagt CRM-inventarisaties van 4 uur naar 5 minuten en bespaart structureel circa 0,5 fte.
Handmatige CRM-inventarisaties waren tijdrovend, foutgevoelig en niet gestandaardiseerd, met lange doorlooptijden en beperkte schaalbaarheid tijdens overleg- en piekperiodes.
Het proces is geanalyseerd en gestandaardiseerd, waarna RPA iteratief is ingezet om CRM-data via API’s geautomatiseerd te verzamelen, valideren en verwerken tot één uniforme Excel-output.
Een unattended RPA-oplossing automatiseert end-to-end het samenstellen van CRM-inventarisaties, levert consistente Excel-sheets in minuten en borgt kwaliteit via logging, validaties en exception handling.
Doorlooptijdreductie van uren naar minuten met wel 97,9%
Structurele capaciteitsbesparing van circa 0,5 fte per jaar
Betere schaalbaarheid tijdens overleg- en piekperiodes
Bij een grote bank op de sectie Betalen – was het handmatig verzamelen en kopiëren van CRM-gegevens naar Excel voor commerciële groepen tijdrovend. Met ClientSummary is dit proces end-to-end geautomatiseerd, waardoor de doorlooptijd per sheet is teruggebracht van 4 uur naar 5 minuten (-97,9%) en circa 0,5 fte per jaar structureel wordt bespaard.
Inventarisaties werden door de commerciële groep zelf aangevraagd of ter voorbereiding op overleggen. Medewerkers verzamelden handmatig gegevens van hoofdgroepen en dochterbedrijven uit het CRM en kopieerden deze regel-voor-regel naar Excel.
Deze werkwijze leidde tot capaciteitsdruk tijdens overlegpieken, kwaliteits- en consistentierisico’s en beperkte schaalbaarheid, wat besluitvorming rondom commerciële groepen vertraagde.
De bestaande werkzaamheden zijn in kaart gebracht en samen met de business gestandaardiseerd tot één uniforme Excel-uitkomst, vastgelegd in een vaste template.
Op verzoek van de business start de robot met een commerciële-groep-ID, haalt gegevens op van de hoofdgroep en alle dochterbedrijven, valideert volledigheid en format en levert één gestandaardiseerde Excel-sheet op de afgesproken locatie.
Monitoring vindt plaats via run-logs, doorlooptijden per stap, success- en failratio’s en een dagelijkse runsamenvatting per e-mail.
Een Tungsten Automation (RPA)-oplossing automatiseert het volledige inventarisatieproces. Via CRM-API’s wordt data opgehaald, gevalideerd en foutarm verwerkt in Excel met Microsoft Graph. Business-exceptions zijn volledig afgedekt, logging en audittrail zijn ingebouwd en de oplossing draait unattended, met configuraties die zonder codewijzigingen aanpasbaar zijn.
