Volledig geautomatiseerd certificaatbeheer bespaart 28 uur per week en maakt het proces schaalbaar voor sterke volumegroei.
Certificaatbeheer was verspreid over meerdere portalen en e-mail, tijdsintensief en niet schaalbaar, met verhoogde risico’s op fouten, verlopen certificaten en auditissues bij toenemend volume.
Met RPA is het end-to-end proces geautomatiseerd via queue-gedreven verwerking, centrale planning en monitoring, met een bewuste hybride controle voor kritische certificaataanvragen.
Een UiPath-robot automatiseert aanvragen, statusbewaking, communicatie en audittrail over drie portalen, vermindert handmatig werk structureel en ondersteunt schaalbare groei zonder extra operationele belasting.
28 uur per week structureel bespaard, met schaalbaarheid voor 2–4× volumegroei
Doorlooptijd per certificaat verkort van meerdere dagen naar maximaal één dag, vaak sneller
Lagere risico’s op verlopen certificaten en incidenten door volledige logging en audittrail
Automatisering van het volledige traject voor servercertificaten over drie portalen van een overheidsinstelling – van aanvraag en statusopvolging tot terugkoppeling en reminders. Hierdoor is circa 28 uur per week aan handmatig werk geëlimineerd en is het proces schaalbaar ingericht voor een verwachte volumegroei van twee tot vier keer.
Certificaatbeheer vond plaats over drie verschillende portalen en e-mail. Aanvragen, statusbewaking, terugkoppeling richting teams en reminders werden handmatig uitgevoerd.
Het proces vergde gemiddeld:
Door de verwachte volumegroei (×2–×4) nam het risico toe op verlopen certificaten, verstoringen en ongunstige auditresultaten, terwijl de bestaande werkwijze niet schaalbaar was.
Een UiPath-robot met queue-gedreven verwerking en planning via UiPath Orchestrator automatiseert het volledige proces. Tickets uit het interne IT-ticketsysteem fungeren als input.
De robot:
Uitzonderingen, zoals ontbrekende gegevens of afkeuringen, worden gelogd en via een exception-queue aangeboden aan de beheerder.
Voor extern aangevraagde certificaten is een menselijke verificatiestap ingebouwd. De robot bereidt de aanvraag volledig voor; een medewerker voert een korte controle uit voordat definitieve indiening plaatsvindt. Hiermee blijft menselijk oordeel geborgd bij bedrijfskritische stappen.
Monitoring vindt plaats via run-logs, doorlooptijden per stap, success- en failratio’s en een dagelijkse runsamenvatting per e-mail.
