Automatische verwerking van vertrekmeldingen, controles en systeemupdates leidt tot 20 uur tijdswinst per week en hogere datakwaliteit.
Het uitstroomproces vereiste handmatige updates in meerdere systemen, intensieve controles op persoonsgegevens, eenheidssamenstelling en openstaande procedures. Dit kostte ~20 uur per week en leidde tot fouten en vertragingen.
We ontwikkelden een robot die inkomende vertrekmeldingen automatisch verwerkt: parsing, validatie, inhoudelijke controles, human-in-the-loop waar nodig, en volledige synchronisatie tussen systemen.
De robot automatiseert intake, controles en doorvoering, werkt gekoppelde systemen bij, verstuurt notificaties en levert een audittrail. Complexe gevallen worden automatisch doorgestuurd voor menselijke beoordeling.
20 uur per week tijdswinst door geautomatiseerde intake, controles en verwerking
Snellere uitstroomafhandeling, aanzienlijk kortere doorlooptijd
Hogere datakwaliteit door minder fouten en altijd actuele registraties
Automatisering van de administratieve uitstroomregistratie van bewoners die niet langer op de locatie verblijven. Inkomende vertrekmeldingen via e-mail worden automatisch opgepakt; de robot valideert persoonsgegevens, voert kerntoetsen uit (o.a. samenstelling van de registratie-/verblijfseenheid en aanwezigheid van openstaande procedures) en werkt gekoppelde systemen synchroon bij. Resultaat: circa 20 uur per week minder handmatig werk, een beduidend kortere doorlooptijd van vertrekmelding tot afgeronde registratie en structureel schonere, actuele gegevens in de bronsystemen.
Deze RPA-oplossing is ontworpen voor een organisatie die administratieve processen wil automatiseren zonder grip, compliance of menselijke controle te verliezen.
Bij vertrek van een bewoner moesten meerdere systemen handmatig worden bijgewerkt, waaronder registraties, signaleringen en facilitaire lijsten.
Het proces vereiste diverse inhoudelijke checks:
Deze controles veroorzaakten wachttijden, extra afstemming tussen teams en regelmatig inconsistenties (bijv. bewoners die administratief nog aanwezig waren).
De robot bewaakt een centrale mailbox voor vertrekmeldingen. Inkomende e-mails worden automatisch geparsed en relevante gegevens worden:
Persoonskenmerken worden automatisch gematcht over alle betrokken systemen.
Afwijkingen of onvolledige gegevens worden doorgestuurd naar een exception queue voor gerichte menselijke beoordeling.
Na succesvolle controles:
Alle stappen worden vastgelegd in een volledige audittrail.
