Geautomatiseerde e-mailverwerking met RPA en AI vermindert handmatig werk, versnelt doorlooptijden en verhoogt datakwaliteit binnen zakelijke afdelingen.
Handmatige en verspreide e-mailverwerking veroorzaakte werkdruk, fouten en oplopende achterstanden binnen gedeelde inboxen, zonder overzicht, eigenaarschap of schaalbaarheid.
Een geïntegreerde workflow opgezet waarin RPA inboxen uitleest en AI e-mails en bijlagen analyseert, classificeert en verrijkt met relevante datapunten.
End-to-end geautomatiseerde e-mailverwerking waarbij RPA en AI samenwerken voor interpretatie, beslislogica en automatische opvolging richting de juiste afdeling of systemen.
60–80% van het e-mailbeheer is niet langer handmatig
sterk verkorte doorlooptijden van een e-mail
lagere foutgevoeligheid en een schaalbaar proces dat piekvolumes opvangt zonder extra capaciteit
Zakelijke afdelingen wilden het handmatige en tijdrovende beheer van gedeelde e-mail inboxen automatiseren. Door de inzet van RPA in combinatie met AI is e-mailverwerking end-to-end geautomatiseerd, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparing, minder fouten en een sterk verkorte doorlooptijd.
Binnen finance-, HR- en andere zakelijke afdelingen komen dagelijks grote volumes e-mails binnen met facturen, contracten, aanvragen en vragen. Deze e-mails werden handmatig gelezen, geïnterpreteerd en doorgestuurd naar de juiste afdeling of medewerker.
Het handmatige karakter van het proces zorgde voor structurele werkdruk, foutgevoelige verwerking en oplopende achterstanden in inboxen waar geen duidelijk eigenaarschap op zat.
Door het ontbreken van standaardisatie en automatisering was het proces onvoldoende schaalbaar en bood het weinig overzicht, consistentie en grip op doorlooptijden.
Acda Consultancy ontwikkelde een geïntegreerde oplossing waarin RPA en AI samenwerken binnen één geautomatiseerde workflow voor e-mailverwerking.
Een RPA-robot leest continu de inbox uit en haalt e-mails en bijlagen automatisch op, zodat alle inkomende communicatie direct het geautomatiseerde proces ingaat.
Een (lokaal draaiend) Large Language Model (LLM) analyseert de e-mailinhoud en eventuele bijlagen met behulp van OCR en tekstanalyse. Het AI-model herkent het type e-mail (zoals factuur, contract, klacht of aanvraag) en extraheert relevante datapunten, waaronder bedragen, referenties, deadlines en contactpersonen.
Op basis van deze datapunten bepaalt een vooraf ingerichte logicatabel automatisch de juiste vervolgstap. De RPA-oplossing voert deze acties uit door e-mails te verplaatsen, door te sturen of te koppelen aan de juiste afdeling of systemen, volledig geautomatiseerd en traceerbaar.
Door de automatisering is het handmatige e-mailbeheer grotendeels geëlimineerd. Medewerkers besteden 60–80% minder tijd aan het lezen, sorteren en doorzetten van e-mails. De doorlooptijd van e-mailverwerking is teruggebracht van uren of dagen naar minuten.
Naast de meetbare tijdsbesparing is de foutgevoeligheid sterk verminderd door consistente interpretatie en verwerking. Dit resulteert in beter overzicht, lagere werkdruk, hogere medewerkerstevredenheid en een schaalbaar proces dat meegroeit met toenemende e-mailvolumes zonder extra capaciteit.
