RPA automatiseert 85% van werkgeversverklaringen, verkort doorlooptijd naar één dag en bespaart jaarlijks 800–1.200 uur HR-capaciteit.
Werkgeversverklaringen waren tijdrovend, foutgevoelig en piekgevoelig door hoog volume, korte geldigheid en handmatige verwerking.
Met RPA is het proces grotendeels geautomatiseerd, inclusief dataverzameling, validatie en documentgeneratie, met bewuste uitzonderingen voor extra controle.
Een unattended RPA-oplossing automatiseert 85% van de aanvragen, verkort doorlooptijden en ontlast HR structureel zonder in te leveren op beheersbaarheid.
Snellere afhandeling voor medewerkers en 0,60 FTE aan vrijgespeelde capaciteit
Betere kwaliteit door standaardisatie en validaties
Structurele ontlasting van HR-capaciteit door automatische verwerking 85% van de verklaringen
De HR-afdeling wilde het repetitieve proces rondom werkgeversverklaringen versnellen, fouten reduceren en piekbelasting verminderen. Met een Blue Prism-robot is 85% van het proces geautomatiseerd over YouForce en Cognos, wat jaarlijks 800–1.200 uur handmatig werk bespaart en de doorlooptijd terugbrengt van maximaal drie dagen naar binnen één dag.
Werkgeversverklaringen hebben een beperkte geldigheid en worden daardoor vaak opnieuw aangevraagd. In grote organisaties leidt dit tot een structureel hoog aanvraagvolume.
Elke aanvraag kostte gemiddeld tien minuten handmatig werk en kende circa 10% nabehandeling door fouten of onvolledigheden.
Bij dagelijks 20–30 aanvragen liep de werkdruk op, terwijl trage afhandeling direct impact had op vervolgstappen zoals hypotheek- of verhuuraanvragen.
Het proces is grotendeels end-to-end geautomatiseerd met unattended RPA. Zodra een aanvraag binnenkomt, start de robot automatisch.
De robot haalt stamgegevens op in YouForce, voert gestandaardiseerde controles uit en genereert de werkgeversverklaring in Cognos. Vervolgens wordt het document via YouForce naar de medewerker verstuurd.
Ongeveer 15% van de aanvragen blijft bewust handmatig, zodat extra controle mogelijk blijft bij specifieke functies.
Een Blue Prism RPA-oplossing automatiseert het grootste deel van de werkgeversverklaringenketen over YouForce en Cognos. Validaties, exception handling en auditlogging zijn standaard ingebouwd voor kwaliteit en traceability.
